Surabaya, Desember 2023 – Mengorganisir sebuah acara baik seminar, talkshow, acara konser, atau kegiatan lainnya membutuhkan perencanaan dan koordinasi yang baik agar kegiatan bisa berjalan dengan sukses. Sebagai seorang panitia acara, tugas yang diemban tidak hanya sebatas menghadirkan tamu dan mengatur tempat, namun juga memastikan jalannya acara berjalan lancar dan memuaskan para peserta.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah bagaimana menjadi panitia acara yang sukses:
- Menyiapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Key Performance Indicator (KPI)
Bagi semua panitia dalam beberapa divisi dan pastikan masing-masing divisi memiliki jobdesc yang jelas. Jangan sampai ada anggota dalam divisi yang bingung dengan tugas serta peran yang harus mereka jalankan. Disinilah penting untuk menyiapkan SOP.
Setelah menyiapkan SOP, maka masing-masing panitia dan divisi harus diberikan KPI untuk tahu target apa yang harus mereka capai. KPI diterapkan sebagai acuan seberapa sukses penyelenggaraan event dan manajemen event untuk membuat panita bekerja sesuai target dan efektif. - Rundown: Menentukan Alur Acara
Satu hal yang sangat vital dalam penyelenggarakan acara adalah membuat rundown atau urutan kegiatan acara. Tentukan waktu mulai dan selesai setiap kegiatan untuk memastikan acara berjalan sesuai jadwal. Pastikan untuk memberikan waktu yang cukup untuk setiap kegiatan agar tidak terburu-buru. Kamu bisa melihat berbagai macam contoh rundown dan cara membuatnya di Google. - MC: Pemimpin Acara yang Berkualitas
Pilihlah seorang pembawa acara (MC) yang memiliki kemampuan berbicara yang baik, ramah, dan mampu menghibur audiens. Sesuaikan karakter suara MC dengan tipe acara yang akan diselenggarakan. Apakah formal, semi-formal, atau casual. Pilih MC yang juga memiliki track record yang baik agar acara dapat berlangsung dengan baik. Terkadang MC juga membantu memastikan acara berjalan lancar dengan bagaimana pembawaan MC dalam membawakan acara, apakah MC dapat menguasai suasana.
Berikan petunjuk kepada MC mengenai bagaimana mereka harus memandu acara sesuai dengan tema dan suasana yang diinginkan berdasarkan rundown yang telah dibuat.
- Aset yang Digunakan: Pengaturan Suasana
Pastikan semua aset yang digunakan dalam acara, seperti dekorasi, panggung, dan sound system, telah disiapkan dengan baik. Pastikan bahwa lagu-lagu yang akan digunakan, seperti dalam cara kampus Institut Teknologi Telkom Surabaya. Normalnya akan ada beberapa lagu yang harus diputar dalam acara seperti Indonesia Raya, Mars ITTS, atau lagu tertentu telah diunduh dan siap diputar pada saat yang tepat.
- Company profile: https://www.youtube.com/watch?v=DvY9dexEr4c
- Indonesia Raya: https://www.youtube.com/watch?v=LhB1q9j4gpA
- Mars Institut Teknologi Telkom Surabaya: https://www.youtube.com/watch?v=dtJ1S7HLeoI
- Hymne Institut Teknologi Telkom Surabaya: https://www.youtube.com/watch?v=HRiwE5Zaov8
- Sambutan Perwakilan Tuan Rumah: Membuka Acara dengan Baik
Berikan waktu untuk sambutan dari perwakilan tuan rumah. Sambutan ini dapat mencakup ucapan selamat datang, tujuan acara, dan ucapan terima kasih kepada semua peserta. - Sambutan Perwakilan Pembicara atau Tamu Undangan: Menghormati Para Tamu
Sediakan waktu bagi perwakilan pembicara atau tamu undangan untuk memberikan sambutan. Pastikan untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada mereka sebelumnya dan berkoordinasi untuk memastikan kehadiran mereka pada waktu yang ditentukan. - Presentasi atau Inti Acara: Menyampaikan Pesan dengan Jelas
Agendakan presentasi atau inti acara sesuai dengan tema yang telah ditetapkan. Pastikan para pembicara memiliki presentasi yang jelas dan relevan. Atur teknis presentasi seperti slide, proyektor, atau perangkat lainnya agar siap digunakan. - Sesi Tanya Jawab: Interaktif dan Terlibat dengan Peserta
Jika memungkinkan, sisipkan sesi tanya jawab. Hal ini memberikan kesempatan kepada peserta untuk berpartisipasi aktif dan berinteraksi langsung dengan pembicara atau panelis. - Penutupan: Mengakhiri Acara dengan Baik
Berikan penutupan yang baik dengan mengucapkan terima kasih kepada semua peserta, pembicara, dan sponsor. Sampaikan pesan terakhir dan pastikan semua peserta merasa puas dengan acara yang telah diadakan. - Evaluasi Acara: Pembelajaran untuk Masa Depan
Setelah acara selesai, lakukan evaluasi untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan di masa mendatang. Mintalah umpan balik dari peserta, pembicara, dan yang paling penting anggota tim panitia untuk memahami apa yang berjalan baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Tanyakan apa saja permasalahan yang muncul selama acara berlangsung dan lakukan evaluasi bersama. - Dokumentasi: Menyimpan Kenangan
Pastikan untuk mendokumentasikan acara dengan baik. Ambil foto dan video selama acara berlangsung. Ini tidak hanya menjadi kenangan yang berharga, tetapi juga dapat digunakan untuk mempromosikan acara di masa mendatang atau untuk keperluan dokumentasi internal. - Pembagian Tugas: Kolaborasi yang Efektif
Sejak awal, tentukan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim panitia. Pastikan semua tugas terbagi dengan adil dan bahwa setiap anggota tim memiliki pemahaman yang jelas mengenai peran mereka. Kolaborasi yang efektif adalah kunci kesuksesan acara. - Koordinasi dengan Pihak Eksternal: Memastikan Kelancaran Acara
Jika acara melibatkan pihak eksternal seperti sponsor, vendor, atau pihak keamanan, pastikan koordinasi yang baik sejak awal. Pastikan semua pihak terlibat memahami peran dan tanggung jawab mereka untuk memastikan kelancaran acara. - Pemeliharaan Teknis: Memastikan Kelancaran Teknis
Sebelum acara dimulai, lakukan uji coba untuk memastikan semua perangkat teknis seperti mikrofon, proyektor, dan sound system berfungsi dengan baik. Pastikan juga bahwa personel teknis siap sedia untuk menangani masalah teknis yang mungkin muncul selama acara. - Komunikasi yang Efektif: Kunci Sukses Panitia
Jaga saluran komunikasi yang terbuka dan efektif di antara anggota tim panitia. Gunakan alat komunikasi seperti grup WhatsApp atau platform kolaborasi online untuk berbagi informasi dan pembaruan secara real-time.
Dengan mengikuti panduan ini dan bekerja sama sebagai tim,kamu dapat menjadi panitia acara yang sukses dan memberikan pengalaman yang berkesan bagi semua peserta. Sukses selalu untuk acara yang akan diselenggarakan.